ZOHO DOCS

Zoho Docs es un repositorio online para nuestros documentos que en su versión gratuita nos permite hasta 1 GB de almacenamiento para trabajar con documentos online. Nos permite compartir archivos de forma segura, editar documentos de texto, hojas de cálculo o presentaciones, crear carpetas para organizar nuestros documentos, etc. Es el equivalente y rival de Google Docs, y aunque funcionalmente es muy bueno no tiene la fama de su rival.

CARACTERÍSTICAS

1. Almacenamiento de archivos
Zoho Docs le permite almacenar todos sus archivos y compartirlos desde una ubicación centralizada, sin tener que preocuparse de pérdidas de archivos o documentos importantes.

2. Archivos seguros

Con Zoho Docs compartir es más fácil, le permite tener el registro de todos los archivos que ha compartido con otros usuarios y los que otros usuarios han compartido con usted.Puede compartir archivos de forma particular o en Grupo.

3. Administrador de usuarios
Tendrá el control sobre los documentos,  por lo que permitirá administrar, añadir, restringir o permitir determinados derechos a los usuarios para garantizar la seguridad de los archivos.

4. Trabajo en línea

Crear carpetas de trabajo en línea para que se puedan compartir documentos y archivos fácilmente. Invite a otras personas a compartir en modo vista o modo edición basándose en los permisos que le asigne.

5. Transfirir archivos

Transfiera los archivos adjuntos de su correo diréctamente desde Zoho Docs, sin tener que descargar el archivo y luego tener que subirlo desde su escritorio.

6.Chat
La opción de chat le permite la colaboración y discursión sobre el documento a los usuarios en tiempo real respetando las diferentes zonas horarias para que se pueda tener una respuesta instantánea y tomar decisiones con mayor rapidez.

7.Búsqueda de documentos
Zoho Docs ofrece una búsqueda de texto completa gracias a las etiquetas, para que pueda localizar los documentos con mayor rapidez y  facilidad.  Las búsquedas se pueden realizar en los metadatos, el contenido y en las etiquetas de los documentos.

8. Etiquetas
Asignar a los documentos etiquetas de ayuda para clasificarlos es útil para recuperar documentos específicos o determinar el contenido de los mismos en su búsqueda

                  9. Compartir desde distintos correos

Comparta con Zoho Docs archivos a través de cualquier dirección de correo electrónico. Los archivos compartidos externamente pueden ser protegidos con contraseña para asegurarlos y llevar el seguimiento de los mismos a través de un informe detallado, compartir nunca fué tan fácil.

10. Integración mail/docs

Se integra con el correo de Zoho, permitiéndole enviar y añadir documentos diréctamente desde Zoho Docs. La Integración con Google Docs le permite subir archivos directos.

 

11. Niveles en carpetas

La organización y la gestión de sus documentos es mucho más fácil con Zoho Docs, siendo que puede crear una estructura de carpetas y archivos con varios niveles. Para moverlos sólo tendrá que arrastrarlos y soltarlos en el lugar                               deseado.

12. Subir Zip y Winzip

Con Zoho Docs, subir archivos comprimidos en Zip o Winzip y descomprimirlos no será problema, al igual que comprimir archivos para luego descomprimirlos en su escritorio.

13. Tareas en línea

Zoho Docs le permite añadir y asignar tareas en línea agilizando el trabajo en equipo.Puede asignar tareas y llevar el registro de las mismas incluso cuando hayan finalizado.

14. Todos en grupo

Cree grupos personales, de amigos, compañeros de trabajo, ect para compartir archivos ilimitados y trabaje con todos ellos en tiempo real.

                  15. Control de las modificaciones

Le permite mantener el control y seguimiento de las modificaciones realizadas en los archivos En un entorno de documentos compartiros, puede hacer un seguimiento de las versiones del archivo, saber quien lo modificó y cuando lo hizo.

16. Comentarios

Proporcionar información en modo de comentario sobre los documentos compartidos con Zoho Docs será muy fácil. También puede evaluarlos basándose en la importancia y la calidad del documento.

                   17. Envío de emails

Envíe documentos por correo electrónico directamente desde cualquiera de sus cuentas de correo existentes desde su cuenta de Zoho Docs sin tener la necesidad de iniciar sesión.

VENTAJAS:

*1 Gb de espacio.

*Admite todo tipo de formatos, excepto en texto.

*Permite ver archivos externos.

*Tiene aplicación para móvil.

*Dispone de filtros de organización.

*Permite exportar archivos, subirlos a una web, enviarlos por e-mail o hacia otros usuarios.

*Es una herramienta gratuita, solo requiere tener una cuenta de Gmail.

*Crea los tipos de archivos más utilizados; hoja de texto, de cálculo, presentaciones de diapositivas, permite crear dibujos…

*Ofrece la posibilidad de subir archivos de todo tipo con un máximo de 1Gb.

DESVENTAJAS

*El modo de pago es más caro que Google.

*Pierde el diseño de algunos archivos externos.

*No admite todo tipo de formatos, en textos.

*Deoende de la conexión a Internet.

*Tienes los mismos peligros que tienes en cualquier sitio de internet; pérdida o robo de contraseña, por ejemplo.

           *Tiene menos funciones o posibilidades que otros paquetes de ofimática offline como Microsoft             Office o el OpenOffice.